GDPR, tietosuoja ja evästeet

Tietosuoja-asetuksen vaatima rekisteriseloste, sekä seloste evästeiden ja muiden henkilötietojen ja niihin verrattavien tietojen käytöstä.

Littoisten Talotekniikka Oy kerää kaikista asiakkaistaan ja heistä, ketkä pyrkivät asiakkaiksi, monenlaisia tietoja. Keräämme myös tietoja tavarantoimittajista, jotta tietäisimme kuka mitäkin tuotetta valmistaa ja missä. Meillä on myös monen muun yhteistyökumppanin tietoja, tiedämme esim. sähköpostiosoitteen monelle kuljetusyhtiölle. 

Tietoja tarvitaan esimerkiksi siksi, että on aika vaikea toimittaa tuotetta asiakkaalle, mikäli emme tiedä missä asiakas asuu, tai minne tuotteen haluaa toimitettavaksi. Myös nimi, puhelinnumero sähköpostiosoitteet ja muut sen kaltaiset ovat tärkeitä tietoja, jotta osaamme vastata kyselyihinne. Jos meillä ei olisi edellä kuvattuja tietoja, niin esim. joutuisimme vastaamaan tarjouspyyntöönne lehti-ilmoituksella. Olisi kallista ja aikaa vievää vastata nimettömään tarjouspyyntöön esimerkiksi Aamulehden, Turun Sanomien, Hesarin, Satakunnan Kansan, Ilkan ja Keski-Pohjalaisen ilmoituksella.   

Koska on havaittu, että post’it-laput eivät pysy autonkojelaudassa, ja että satojen ihmisten tietojen hallitseminen sähköpostinkansioissa ei onnistu, niin olemme ottaneet käyttöön Personally - asiakashallintaohjelman.Ohjelma ei poistanut sitä seikkaa, että kukaan ei muista soittaa asiakkaalle viikon kuluttua tarjouksen lähettämisestä, mutta se kerää asiakkaiden tiedot yhteen paikkaan. Tämä paikka sijaitsee jossain serverillä. Olemme ATK-laitteillamme yhteydessä sinne serveriin, mistä sitten aina saamme ne tiedot, joita tarvitsemme hoitaaksemme työmme. Tuolla serverillä säilytämme kaikkia asiakkailta saamiamme tietoja, sähköposteja, kuvia, piirustuksia ja muita aineettomia viestejä. Jos saamme asiakkaalta vaikka pehmolelun, niin niitä jokainen myyjä säilyttää itse määrittelemässään paikassa. Ohjelman omistaja on todella tarkka turvallisuudesta, niillä on kuulemma oikein muuri sen henkilötietovaraston ympärillä, onko vartioita, sitä emme tiedä. He myöskin kopioivat kaikki tiedot siltä varalta että jos siihen varastoon tulee jokin vika, saadaan sitten vikatilanteessa ne kopiot käyttöön.  Jos asiakkaallemme on lähetetty lasku, niin hänen tietonsa löytyvät myös kirjanpidostamme. Kahtena kappaleena, toinen ihan perinteisesti paperilla mapista ja toinen kirjanpitäjän ohjelmasta. Sitä ohjelmaa ei käytä muut kuin kirjanpitäjä. Tämä on semmoinen rekisteri mistä ei pääse pois, vaikka kuinka pyytäisi. 

Joskus käy niin hyvä ''zäkä'', että saamme myydyksi jotakin.Tällöin me tarvitsemme myös arkaluontoista tietoa. Tai emme välttämättä tarvitse, mutta jos haluat tuotteet vaikka toisen EU-maan yhtiölle ilman arvonlisäveroa, niin tarvitsemme ostavan yhtiön VAT-tunnuksen. Myös silloin jos et halua yksityisenä maksaa koko tuotetta etukäteen, tarvitsemme tietojasi.Tällöin kyseessä on henkilötunnus. Syötämme sen Suomen Asiakastiedon systeemiin, joka kertoo meille onko sitä limiittiä vai ei. 

Joskus, kun meillä on aikaa, niin käytämme saamiamme tietoja myös teidän asiakkaiden häirintään. Tällaisia juttuja on ollut esimerkiksi se, kun aloimme myymään ulkoporeammeita. Lähetimme niistä tiedon kaikille ketkä olivat ostaneet meiltä aiemmin maalämpöpumpun. Ajattelimme että jos omistaa maalämpöpumpun, niin ei ehdi lämmittämään paljua puilla. Eli sellaiset ihmiset tarvitsevat ulkoporeammeen mikä on aina käyttökunnossa. Saatamme keksiä muitakin edellä kuvatun kaltaisia tarjouksia ihmisille, ketkä ovat olleet aiemmin kiinnostuneita jostain muusta tuotteestamme. Saatamme myös olla yhteydessä mikäli jossakin tuotteessamme huomataan jokin valtava moka mikä vaatisi huoltoa, tai muuta huomiota. Luoja on meidät vielä säästänyt tällaisilta yhteydenotoilta, mutta jos kumminkin joskus joudumme sellaisen lähettämään,niin käytämme siinä niitä serverillä olevia tietoja. 

 Automaattisesti me ei poisteta mitään, eikä myöskään luovuteta kenellekkään sellaiselle kelle ne ei meidän toiminnan puitteissa kuulu. Eli siis luovutamme osoitetiedot ja puhelinnumeron kuljetusliikkeelle, jotta niillä olisi helpompi tuoda se allas teille. Mutta kilpailijalle tai muille ulkopuoliselle ei anneta, eikä edes myydä. Kerätköön itse omat rekisterinsä, ei tämä nyt niin helppoa ole että näitä haluaisi jakaa eteenpäin.

Henkilötietojen lisäksi me kerätään muitakin tietoja. Tai ne oikeastaan kerää joku muu, kuten Google tai Facebook, mutta ne sitten antaa niistä tiedoista koostettua dataa meidän käyttöön. Jotta saamme sitä dataa,niin meidänkin nettisivuilla on evästeitä ja vidkettejä. Niiden avulla tiedämme esimerkiksi kuinka kauan ihmiset viettävät aikaa sivullamme, mistä ne sinne tulee, ja mihin ne siitä jatkaa. Näemme siis esimerkiksi että joku on ollut ''tarjouksia'' esittelevällä sivullamme 2-minuuttia. Voimme laittaa tälle perään mainoksen, kun se seuravan kerran menee vaikka katsomaan pappatunturin viritysohjeita juutuubiin. Me emme tiedä kuka kukin kävijä on, emmekä me yhdistä esimerkiksi sitä rekisteriä edellä kuvattujen tietojen kanssa. Isot pojat ovat kertoneet että näinkin voisi toimia, mutta se on kuulemma ehkä jopa laitonta, ainakin arveluttavaa. Koska olemme kuuliaisia partiopoikia, niin emme toimi laittomasti. Käytämme kuitenkin tätä evästeiden tuottamaa dataa, jotta voimme kohdistaa markkinointimme niihin ihmisiin ketkä ovat oikeasti kiinnostuneita tuotteistamme. Jos emme käyttäisi, niin joutuisimme ampumaan mainospaitoja katsomoon, lennättämään kuumailmapalloja taivaalla meidän mainosperässä, liimaamaan esitteitä puhelintolppiin, mainostamaan telkkarissa tai jotain muuta hemmetin kallista. Silloin meidän olisi pakko hinnoitella myös tuotteemme kalliimmiksi, ja emmekä voisi enään käyttää sloukania ” Näistä ulkoporealtaista kylillä kuiskitaan”.  Siksi siis käytämme evästeitä. 

Jos kumminkin haluat että sinua ei varjosteta netissä, niin voit yrittää suojautua painamalla selaimesi asetuksista evästeet pois käytöstä. Sen jälkeen me emme seuraa sinua. Muista kuitenkin, että kaikki eivät toimi sääntöjen mukaan. Jos oikeasti haluat että kukaan ei seuraa mitä teet tietokoneella, niin katkaise virtajohto. Tähän hyvä laite on esimerkiksi Fiskarssin vesuri. Edellä mainitun toimenpiteen jälkeen voit katsoa tietokonetta ilman, että tarvitsee pelätä kenenkään seuraaavan. Valitettavasti toimenpide ei toimi kuin pöytäkoneissa, kannettavien ja tablettien kohdalla suosittelemme sen upottamista ammeeseen noin viikoksi. 

Toivottavasti tälläkin kertaa EU:n mukanaan tuoma direktiivi on tuonut meille kaikille valtaisaa hyötyä, ja tekin olette samaa mieltä, että on todella tärkeää että jokainen yrittäjä Euroopassa erikseen luo rekisteriselosteet siitä, miten käsittelee asiakkaidensa tietoja. Mikäli jollekulle jäi kysymyksiä siitä miten me hoidamme rekistereitämme, niin toivomme että otatte yhteyttä ja kysytte. Älkää kysykö miten olemme suojautuneet ulkopuolisia uhkia vastaan, koska olemme ulkoistaneet suojauksen siihen perehtyneille yhtiöille. Uhkilla tarkoitan tässä tapauksessa näihin ATK-laitteisiin liittyviä uhkia. Muita uhkia vastaan, kuten vaikka vesiliirtoa, olen suojatunut suurella urasyvyydellä ja nopeilla käsillä. 

Meidän firmassa näistä rekisteriasioista ja ja muistakin asioista vastaa yrityksen laskuttaja. Yhteystiedot löytyvät kohdasta yhteystiedot.